《经济学院加班管理系统》操作指南

 

一、系统基本流程... 1

1、日常工作加班... 1

2、专门活动或临时性任务... 2

二、功能说明... 3

1、系统首页... 3

2、填写加班申请... 4

3、填写加班登记... 4

4、查看记录... 5

5、修改密码... 5

三、邮件自动通知... 5

 

一、系统基本流程

加班统一分为两类:日常工作加班、专门活动或临时性任务。

1、日常工作加班

       日常工作加班需提前申请加班,通过部门负责人、院办负责人、院分管领导审批;加班实际完成后需在下一个工作日内登记加班信息,通过部门负责人、院办负责人、院分管领导审核后完成加班记录。

       “申请——审批”环节完整业务流程图如下:

      2、专门活动或临时性任务

       专门活动或临时性任务不需要提交加班申请,只需在加班实际完成后下一个工作日内登记加班信息,通过部门负责人、院办负责人、院分管领导审核后完成加班记录。

       “登记——审核”环节完整业务流程图如下:

二、功能说明

1、系统首页

该页面主要显示系统提示信息,主要包括:

1)  最近30天提交的加班申请记录

当您填写完加班申请表后即可在这里看到申请表内容、提交时间、审批进度、状态等信息。

加班申请状态分为两种:等待审批、审批完成、已过期。

(备注:加班申请若未在申请加班时间之前完成审批流程,则状态为“已过期”。)

在相关负责人开始审批之前,您可以修改加班申请表内容,或者直接删除;相关负责人审批后则不能再进行操作。

       2)最近30天提交的加班登记记录

当您填写完加班登记表后即可在这里看到登记表内容、提交时间、审核进度、状态等信息。

加班登记状态分为两种:等待审核、审核完成。

在相关负责人开始审核之前,您可以修改加班申请表内容,或者直接删除;相关负责人审核后则不能再进行操作。

 

       如果您是部门负责人或院办负责人,还可以看到以下信息:

3)  待您审批的加班申请记录

4)  待您审核的加班登记记录

您可以直接对需要您审批的加班申请和需要您审核的加班登记进行操作:通过、不通过。

(注意:如果点击“不通过”,必须填写备注内容。)

2、填写加班申请

日常工作加班需要事先填写加班申请表。

加班申请表内容包括:

1)  时间段个数:系统提供最多三个时间段可选。

2)  预计开始时间:通过时间控件选择预计加班开始的日期、时间。

3)  预计结束时间:通过时间控件选择预计加班结束的日期、时间。

4)  加班预计总时长:手工填写预计加班时长,单位:小时。

5)  加班类型:系统默认选中为“日常工作加班”。

6)  加班时间段属性:选择加班时间类型——“工作日加班”、“周末加班”、“法定节假日加班”。

7)  加班详细事由:请控制20字左右。

8)  选择相关负责人进行审批:此处可选择您的上一级负责人进行下一步的审批。

3、填写加班登记

      

 

加班实际完成后需在下一个工作日内登录系统填写加班登记表。

       1)日常工作加班:

       由于日常工作加班经过了“申请——审批”流程,本页会显示最近已完成审批的加班申请记录。您可直接点击对应记录行最后的“加班登记”按钮,所打开的加班登记表将加载之前所提交的加班申请表的对应内容。      

       2)专门活动或临时性任务

       可直接填写新的加班登记表

 

加班登记表内容包括:

1)  时间段个数:系统提供最多三个时间段可选。

2)  实际开始时间:通过时间控件选择实际加班开始的日期、时间。

3)  实际结束时间:通过时间控件选择实际加班结束的日期、时间。

4)  加班总时长:手工填写实际加班时长,单位:小时。

5)  加班类型:“日常工作加班”、“专门活动或临时性任务”。

6)  加班时间段属性:选择加班时间类型——“工作日加班”、“周末加班”、“法定节假日加班”。

7)  加班详细事由:请控制20字左右。

8)  加班成效:请控制20字左右。

9)  选择相关负责人进行审核:此处可选择您的上一级负责人或加班工作实际指派者进行下一步的审核。

(注意:加班登记表相比加班申请表多了“加班成效”字段。)

4、查看记录

       在此页面您可以查看本学期所有相关记录,包括:

1)  本学期加班申请记录;

2)  本学期加班登记记录;

 

如果您是部门负责人或院办负责人,还可以看到以下信息:

3)  待您审批的加班申请记录

4)  待您审核的加班登记记录

5、修改密码

       点击页面右上角“修改密码”链接,即可进入相应页面,按提示操作完成登录密码的修改。

三、邮件自动通知

为及时反馈和提醒加班相关人员,系统将在每个环节设定自动邮件通知功能。

(一)“申请-审批”环节

具体环节

通知对象

通知内容

提交加班申请

部门负责人

*****于“2011-12-13 9:37提交加班申请等待您的审批!点此处登录系统。

部门负责人审批通过

加班申请人

***,您的加班申请已于“2011-12-13 9:37通过***的审批,将等待院办负责人审批。

院办负责人

*****于“2011-12-13 9:37提交加班申请,等待您的审批!点此处登录系统。

部门负责人审批不通过

加班申请人

***,您的加班申请于“2011-12-13 9:37未通过***的审批,备注信息如下:*******

院办审批通过

加班申请人

***,您的加班申请已于“2011-12-13 9:37通过***的审批,将等待院分管领导审批。

院分管领导

*****于“2011-12-13 9:37提交加班申请,等待您的审批!点此处登录系统。

院办审批不通过

加班申请人

***,您的加班申请于“2011-12-13 9:37未通过***的审批,备注信息如下:*******

院分管领导审批通过

加班申请人

***,您的加班申请已于“2011-12-13 9:37通过***的审批。已完成加班申请审批流程。

院分管领导审批不通过

加班申请人

***,您的加班申请于“2011-12-13 9:37未通过***的审批,备注信息如下:*******

 

(二)“登记-审核”环节

具体环节

通知对象

通知内容

提交加班登记

部门负责人

*****于“2011-12-13 9:37提交加班登记。等待您的审核!点此处登录系统。

部门负责人审核通过

加班登记人

***,您的加班登记已于“2011-12-13 9:37通过***的审核,将等待院办负责人审核。

院办负责人

*****于“2011-12-13 9:37提交加班登记,等待您的审核!点此处登录系统。

部门负责人审核不通过

加班登记人

***,您的加班登记于“2011-12-13 9:37未通过***的审核,备注信息如下:*******

院办审核通过

加班登记人

***,您的加班登记已于“2011-12-13 9:37通过***的审核,将等待院分管领导审核。

院分管领导

*****于“2011-12-13 9:37提交加班登记,等待您的审核!点此处登录系统。

院办审核不通过

加班登记人

***,您的加班登记于“2011-12-13 9:37未通过***的审核,备注信息如下:*******

院分管领导审核通过

加班登记人

***,您的加班登记已于“2011-12-13 9:37通过***的审核。已完成加班登记审核流程。

院分管领导审核不通过

加班登记人

***,您的加班登记于“2011-12-13 9:37未通过***的审核,备注信息如下:*******